تم نشره مارس 9, 2019

الهیكل الوظیفي في الشركات الإبداعية

مالذي یعنیه أن تكون مدیر إبداعي؟
وماهي المهام الإداریة في شركة تقوم على عمل إبداعي بالكامل؟

وكیف یمكن تقسیم وتوزیع الفریق لضمان أفضل إنتاجیة؟

قبل الدخول في نشاط الإعلانات والوكالات الإعلانیة تحتاج لمعرفة الآلیات الأساسیة لكیفیة عملها. تختلف الوكالات في حجمها و شكلها، لكن معظمها یتبع نفس البنیة سواء كانت توظف عشرات او مئات الأشخاص. في الوكالات الصغیرة یؤدي بعض الأشخاص أكثر من دور واحد وذلك لمحدودیة المصادر.

وغالبًا مایتكون فریق الإدارة العلیا من مدیر تنفیذي ومدراء مشاریع ومدیرین مسؤولین عن كل من جانب من اختصاصات الشركة. وعادة یدیر فریق خدمات الحسابات العلاقات مع العملاء، ویقوم الفریق الإبداعي بتنفیذ المشاریع الإبداعیة كالتصمیم والإعلانات واختصاصي الوسائط یختارون وسائل الإعلام والشبكات الاجتماعیة التي ستقوم بتشغیل الإعلانات. كما یتولى فریق الإدارة العلیا مسؤولیة إدارة الفریق والمبیعات والعملیات المالیة للوكالة.

نستعرض في هذه التدوینة أبرز الوظائف في الشركات التسویقیة والإبداعیة مع شرح بسیط للمهام.

١- ​خدمات الحساب وعلاقات العملاء

یتعامل فریق خدمات الحسابات مع العملاء للوكالة الكبیرة كمستویات من إدارة الحساب: مدیر الحساب، ومسؤول الحسابات المساعد. و یختلف ذلك في الوكالة الأصغر حیث ان مسؤول الحسابات هو من من یشرف على إدارة الحسابات ورفع التقاریر لعملاء الوكالة. هذا القسم هو الرابط بین الإدارات العدیدة داخل الوكالة وبین العمیل. ویندرج تحت هذا القسم مهام أخرى مثل تخطیط الحساب والبحث والتطویر الاستراتیجي وتوزیع المهام وإعداد التقاریر والمتابعة مع الفریق الإبداعي.

٢- خدمات المبیعات والأبحاث

تعتمد الوكالات على قسم الأبحاث لتوفیر مجموعة كبیرة لبیانات حول العملاء الحالیین والمستقبلیین المحتملین. أما في الوكالات الأصغر یعتبر البحث جزء من مهام مدیر الحساب. یتركز هذا القسم على استراتیجیة الشركة في استهداف عملاء جدد ومحاولة اكتسابهم وإقناعهم بالخدمات التي تقدمها الشركة وتتنوع مهامهم لتشمل البحث والمتابعة وتقدیم عروض السعر والتنسیق مع الإدارة لإصدار الفواتیر والمستحقات وغیرها.

٣- خدمات المیدیا / وسائل الإعلام

یتولى قسم المیدیا / الإعلام مسؤولیة التخطیط لظهور المحتویات الإبداعیة للجمهور ویشمل ذلك أین ومتى ستظهر الإعلانات. وهذا یعني التنسیق مع الشركات الخارجیة لشراء المساحات الإعلانیة سواءاً كانت في الصحف والمجلات والإذاعة والتلفزیون والوسائط الرقمیة والشبكات الإجتماعیة.

٤- الخدمات الإبداعیة

یتكون فریق الخدمات الإبداعیة في الوكالات الأكبر من مسؤولین إبداعیین او مدراء فنیین وفریق تصمیم بمهارات فنیة مختلفة. وفي الوكالات الأصغر یتم تعیین الفریق الابداعي بدون مسؤول ویقدمون أعمالهم بشكل مباشر لمدراء الحساب. تختلف هذه الخدمات الإبداعیة حسب نشاط الشركة وتشمل: المدراء الفنیین٫الرسامین٫ كتاب ومحرري المحتوى٫المصممین، فنانون الإنتاج، مهندسي الصوتیات٫ منفذین الأنیمیشن وغیرها.

٥- الموارد البشریة والمرافق المالیة

معظم الشركات ، سواء كانت مرتبطة بالإعلان أو لا ، سیكون لدیها قسم للموارد البشریة وقسم خاص بالمالیة. وفي الوكالات الإعلانیة الكبرى سیكون كذلك اما في الوكالات الصغیرة راح یتم تعیین شخص واحد للاهتمام بشؤون الموظفین والعملیات المالیة.
هل الافضل یكون هناك هیكل معقد أو بسیط؟
من الأفضل أن یكون هناك هیكل بسیط لتلافي تداخل المهام وتشتتها. بالتأكید لا یوجد هیكل تنظیمي واحد یناسب كافة الشركات بل هناك الكثیر من العوامل التي تحدد ذلك حسب طبیعة الشركة وحجمها و أهدافها وتخصصها. فإن كانت الشركة ذات أعمال متعددة سیكون معقد والتكنولوجیا التي تعتمدها الشركة ستؤثر على الهیكل التنظیمي الذي تختاره.

أما الشركات الناشئة و التي ما زالت تعتمد الأعمال التقلیدیة تختار الهیكلیة البسیطة التي تتیح للشخص الواحد تنفیذ أكثر من عمل.
ماهي التحدیات التي قد تواجه الهیكل الإداري في الشركات
یع ُّد ضعف الهیكل التنظیمي تحدًیا كبیًرا في الشركات وخاصة الناشئة لأنه قد لا یبین السلطات والمسئولیات وخطوط الاتصال بین موظفین الوكالة بوضوح و لایعكس الواقع التنظیمي لعمل المنشأة و سیؤدي إلى تداخل الصلاحیات وعدم وضوح المرجعیات والمسئولیات المرتبطة بالمراكز الوظیفیة.

ومن أبرز التحدیات التي تواجهها الهیكلة الوظیفیة في الشركات الإبداعیة هي:

-الاختلاف في تقدیر وتصورات العاملین عن الواقع -الخوف لدى العاملین من التغییر – الصعوبة في توزیع الصلاحیات والمسؤولیات ومهام العمل داخل المنظمات الإداریة
-التناقض بین حاجات التنظیم وحاجات الأفراد العاملین ورغباتهم و كیفیة توحید ودمج هذا التناقض في الاحتیاجات والرغبات.
خلاصة الأمر أنه من المهم النظر للهیكل التنظیمي للشركة الإبداعیة بجدیة كونه أحد العوامل التي تؤثر على سلاسة العمل داخلیًا ویعكس مدى نضوج الشركة ونجاحها.

.
مصادر
● https://www.thebalancecareers.com/the-structure-of-an-advertising-agency-38911
● https://smallbusiness.chron.com/organizational-structure-ad-agency-58870.html
● http://www.businessdictionary.com/article/557/which-organizational-structure-is-right-for-
your-business/
● https://tallyfy.com/organizational-structure-examples/
المنتدى العربي لإدارة الموارد البشریة ●

الهیكل الوظیفي في الشركات الإبداعیة