تم نشره أغسطس 9, 2020

بدأ حمد أسبوعه في العمل في الشركة الإبداعية بحماس شديد وسجل مهمة الاجتماع مع عميل محتمل سيصنع فرصة نجاح مشتركة ويطل على آفاق مشرقة!

لكن مهلًا… لن يكون هناك فرص وآمال للنجاح دون اجتماع رائع ومُرضي!

في الخطوات التالية نختصر لك المفاتيح الأساسية وما يُفضّل اتبّاعه لزيادة فرصة فوزك بالعميل المحتمل، وضمان انتهاء الاجتماع بنتائج سارّة وحصد ثماره،  بدلًا من تضييع الوقت في مطاردة اجتماعات وعملاء آخرين دون جدوى.

١- التخطيط…التخطيط…التخطيط

كما هو الحال مع أي تجربة جديدة، يبدأ الأمر بالتخطيط. 

فمثلًا؛ قبل أن تبدأ بخبز تلك الكعكة الجديدة، مالذي يستوجب عليك فعله أولًا؟ البدء بالتحري والتقصي عن الوصفة الصحيحة والمكونات والمقادير اللازمة. كذلك هو الحال في حين الالتقاء مع عميل جديد ومختلف كليًا. سيتوجب عليك البحث والتحري عن هذا العميل، ما مجال عملهم، ما اهتمامات الشركة، ما أهدافهم، ما قيمهم ومن هم فئتهم المستهدفة، وبالتأكيد لاتنسى زيارة الموقع وحسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بهم قبل الاجتماع. 

نبدأ بعدها بالتحري عن مجال عملهم وسوقه، من منافسين و أجدد الأفكار رواجًا، وما قد تكون أكثر المصطلحات شعبية في هذا المجال. 

كل هذا قد يسهل عملية التواصل بينك وبين العميل بشكل كبير، حيث أنه يعطي انطبعًا بأهليتك كونك على علم واطلاع بمجال عملهم. 

٢- اربح دقائق من وقت العميل!

دعونا نتخيّل معًا، العميل المرتقب لا يعرف شيئًا عنك وكذلك أنت لا تعرفه تمام المعرفة! كما أن الكل مُنشغل بإنجاز مهامه وإنهاء عمله، كيف ستلفت إنتباه هذا العميل وتجعله يخصص دقائق من وقته ليتحدث معك؟

في دراسةً قامت بها CallHippo، أثبتت أن الوقت المناسب لاجراء الاتصالات عادة ما يكون بين الرابعة والخامسة عصرًا، بدلًا من وقت الصباح الباكر. يعود ذلك لسبب مهم وهو أن الموظفين والعاملين يبدؤون صباحهم بالمباشرة في إكمال مهامهم المطلوب منهم إنجازها بأسرع وقت أو ما قد يكون له الأولوية. لذا فإن نهاية اليوم سيكون وقت مثالي للإتصال مما يجعل الرد على مكالمات تحديد المواعيد تبدو مهمة أسهل بكثير من إنجاز أي عملٍ مكتبيّ آخر. 

من الصعب جدًا التواصل مع شخص جديد ولفت انتباهه، وسرقة دقائق من وقته دون أن يشعر، كما أنك لا تعرفه جيدًا ولا تعرف مفاتيحه!

 لذا ألن يكون من الرائع أن تلفت انتباهه بمعلومة تهمّه وجدتها مؤخرًا في حسابه في لينكد إن؟ مثلًا؛ أن تبارك له وتتمنى له التوفيق في المنصب الجديد! فإننا على الجانب الشخصي نحب من يشعرنا بأهميتنا و قيمتنا، و ستعلق في ذهنه لأنك أبديت له الاهتمام الذي يريد.

وأخيرًا والأهم؛ لن يتردد العميل في تحديد موعد اجتماع مرتقب ونقاش تفاصيل أكثر.

الخطوة الأخيرة في هذه المرحلة هي التدوين. تدوين النقاط السابقة بالاضافة إلى إنشاء قسم خاص بأهداف الاجتماع وجميع المحاور المراد التطرق لها ومعالجتها، وأخيرًا من المهم جدًا إرفاق أسماء الحضور ومناصبهم.

ويتم مشاركة الملف ليطّلع عليه جميع المدعوين ويمسون بفكرة واضحة عن ماهية الاجتماع وأهدافه.

٣- كن على طبيعتك

يأتي اليوم المنتظر بعد تخطيط طويل، وحين يحضر العميل المُرتقب سيكون شعور طبيعي الإحساس بالتوتر والتردد! لكن بالطبع لا نرغب بحدوث هذا السيناريو السيء، وهو عدم تأدية الإجتماع بالشكل المطلوب، وتضييع الجهد السابق من أجل لحظات توتر وقلق. 

و للتخلص من هذا الشعور المزعج؛ سيكون من الجيد إضفاء بعض الأحاديث العابرة مثل: الحديث عن الطقس، الأوضاع الحالية، أو عن العمل. تُخلق هذه المحادثات عادةً جوًا من الألفة، كما تُفيدك لمعرفة واكتشاف أسلوب التواصل المفضّل لدى العميل. والأهم؛ تتيح لك هذه المحادثات فرصة لترك انطباع أولي جيد. 

ابدأ بالتعريف بنفسك ثم بالجميع مع ذكر اسمائهم، ومناصبهم؛ ليكون الجميع على معرفة ودراية بالأشخاص وكيفية نقاشهم واختيار النقاط التي تهمهم. بعد ذلك انتقل لتقديم محاور الاجتماع و الأهداف والمخرجات المرادة. 

بعد أن تنتهي الفقرة التعريفيّة ابدأ بطرح محاور الاجتماع و والنقاش حولها. إن قيادة المحاور وقيادة المحادثة لا تعني أبدًا أن تكون أنت المتحدث طوال الوقت، لذا دع للعميل المُستضاف متسع من الوقت ليتسنّى له الكلام، والتعبير عما يجول في ذهنه.

٤- اعرض خدماتك بطريقة جذّابة!

فيه هذه المرحلة يأتي دورك في عرض خدماتك وما يمكنك تقديمه من حلول لتحسين وسد ثغرات ومشاكل العميل. ولكن قبل أن تبدأ بطرح خدماتك وتجاربك السابقة، احرص على أن تكون على استيعاب كامل لما طرحه العميل وذلك بطرح الأسئلة والاستفسارات ولا بأس ببعض الفضول فذلك إن دل على شيء فإنما يدل على اهتمامك وجديّتك.

يمكنك البدء من خلال الحديث عن معلومات شركتك، قيمها، وأهدافها، كما من المهم ذكر الميزات التنافسية وذلك لجذب انتباه العميل وتسليط الضوء على ما قد يغفل عنه ويميزك من بين منافسيك. 

يمكنك طرح ذلك من خلال الـ Pitch الخاص بك، و الانتقال بسلاسة للتعريف بالخدمات ذات العلاقة بأبرز مشاكل العميل ونقاط ألمه، و ذكر التجارب السابقة الناجحة للفت انتباه العميل.

تذكر دائمًا أنك تعرض خدماتك للبيع؛ لذا كُن مقنعًا ومثيرًا للاهتمام. ولا بأس من طرح خدمة مجانية لزيادة ثقة العميل وجذب انتباهه. مع الحرص على عدم التطرّق كثيرًا لموضوع الأسعار والتكاليف. وذلك لجعل العميل يشعر أنك التقيت به للتعرّف عليه وتعريفه بخدماتك وليس لأجل هدف البيع فقط! 

٥- نقطة النهاية

اقترب الاجتماع من الانتهاء، ولن يتبقى سوى ثلاث خطوات صغيرة لكي نحقق الأهداف المرجوة وإنهاء الاجتماع بأفضل شكل ممكن، وهي مايلي:

• التوضيح والتجاوب: هذه الخطوة مهمة لتوضيح أي نقطة قد تكون مشوشة لدى أي طرف، ولتكون كل النقاط المذكورة وكل ما تم نقاشه واضح لدى الجميع وبلا أي سوء فهم. مثلًا؛ قد تنهي الإجتماع بسؤال: هل كل شيء واضح؟ أو هل أحد يرغب بإضافة نقطة؟
• تلخيص أحداث الاجتماع الحالي: هذه الخطوة تشبه الخطوة السابقة وانما لتذكير الجميع بكل ما تم مناقشته وتسليط الضوء على النقاط المهمة، وتلخيصها على شكل نقاط رئيسية ليتم استنتاج خلاصة الاجتماع و هدفه الأساسي.

وأخيرًا عن انتهاء الاجتماع؛ لا تنسى أن تشكر العميل على حضوره بصورة مرحة تعكس شخصيتك وكذلك لترك انطباع جيد ومريح ليتمكن العميل من مواصلة العمل والتواصل معك بكل أريحية وسلاسة. حتى ربما يقوم بالاتصال بك شخصيًا بدلًا من توكيل سكرتيره الخاص أو أحد موظفيه.

الاجتماعات الأولى هي الأهم وذلك لأنها فرصتك الوحيدة لترك انطباع جيد، فكّر أنك قد لاتلتقي بهذا الشخص مجددًا، لذا بماذا ترغب أن يتذكرك ؟ 

إن الانطباعات الأوّلية هي الأكثر أهمية عند التعرف على أي شخص جديد بغض النظر عن كونه عميل أو صديق. 

لكن وبالرغم من أهمية الاجتماع الأول إلا أنه لا يجب علينا هدر الطاقة بأكملها على الاجتماع وإغفال جودة العمل والمخرجات. إن التوازن بين ما تُوعد به وما تحققه مهم جدًا ويعكس شخصيتك وبالتالي ثقة العميل بك. 

فاجعل العملية سلسة ومريحة من بدء تعرّفك على العميل وحتى إنهاء العقد معه. سيتذكر العميل لاحقًا هل وفيت بوعودك في أول اجتماع، أم أنه كان مجرد كلام دون أهمية ! 

دع العميل يتذكّرك حتى في حال إنتقاله إلى عمل آخر، فإن الأشخاص لا ينسون من يُشعرهم بشعور جيّد !

المراجع: 

• https://www.payscale.com/career-news/2016/07/science-says-best-day-time-meeting 
• https://blog.hubspot.com/sales/best-time-to-make-a-sales-call 
• https://www.google.com/amp/s/mgrush.com/blog/meeting-wrap-up /

ادارة, تجارب, تطوير, عملاء