تم نشره ديسمبر 1, 2019

• آلو مرحبا، شركة ….؟
• اي نعم تفضل.
• لو سمحت بكم تسوون لي تطبيق للجوال؟
• برسلك مجموعة من الأسئلة على الايميل وعند الإجابة  برسل لك عرض سعر.
• ما يحتاج كل هالتفاصيل .. عطيني سعر الآن!!

ما هو عرض السعر أو ما يعرف بـ (Proposal) ؟

يصعب على مزود الخدمات (المورد) تسعير خدماته تسعيرًا نهائيًا، لذا يعتمد وضع التسعيرة النهائية بناءً على التفاصيل التي يأخذها من العميل حول الخدمة المطلوبة. ومن ثم يقوم بإعداد عرض سعر تفصيلي بناءً على عدد فريق المشروع الذي سيعمل عليه، متوسط سعر الساعة الخاصة بالمورد، وعدة عوامل أخرى تؤثر على اعتماد السعر النهائي.

عرض السعر هو مفهوم أشمل وأكبر من عرض تسعيرة فقط؛ بل يحتوي على عدة عناصر مهمة لأخذ قرار نهائي من قبل العميل، كاحتوائه على خطة تنفيذ المشروع، ووقت تنفيذ المشروع وكم يستغرق إنجاز كل مهمة من المهام، وأخذ خبرات فريق المشروع ومؤهلاتهم بالاعتبار، بالإضافة إلى شروط وأحكام اتفاقية مستوى الخدمة المقدمة.

ما هو الفرق بين العرض والتسعيرة ؟ (Proposal vs quotaion)

الفرق الأساسي بين المصطلحين هو أن الـ Quotation يقدم من طرف البائع للعميل عندما يكون العميل على علم بإطار العمل المناسب، بالإضافة لمعرفته للوقت اللازم لتنفيذ المشروع وكل التفاصيل الأخرى.

لكن يقدم الـ Proposal عندما يأتي العميل إلى البائع ويطلب منه اقتراح إطار عمل مناسب وتسعيرة تناسب الجهد، ووقت زمني مقترح وأي تفاصيل فنية أخرى.

أما بالنسبة لاستخدام أيًا منهما فذلك يعود لعدة أمور من ضمنها، نوع نشاط الشركة، طلب العميل… وغير ذلك.

ما هي مكونات عرض السعر الناجح:

رغم اختلاف تفاصيل العروض حسب نوع المشروع وتغير متطلباته إلا أن محتويات عرض السعر ثابتة نوعاً ما، وتختلف عناصرها الرئيسية من شركة إلى أخرى لكن بشكل عام ينقسم عرض السعر إلى قسمين رئيسيين:

 ١-  العرض الفني

 ٢-العرض المالي

 كما أن كل قسم منها يحتوي على عدة عناصر سنتطرق لها بالتفصيل:

العرض الفني:

ما هو المقصود بالعرض الفني؟

العرض الفني هو الجانب الذي يشمل الأمور الفنية في عرض السعر مثل: 

نبذة عامة عن الشركة (قيمها – أهدافها – الجوائز والخبرات)

• مؤهلات وخبرات الفريق
•  آلية العمل أو الخطة التنفيذية
• نطاق العمل
• قائمة العملاء 

وغير ذلك من المبررات التي تصنع الانطباع الإيجابي عند العميل وتجذبه وتجعله يقع في غرام الشركة، وقد يضاف لها أحياناً (حسب نمط المشروع) الفكرة الفنية المقترحة للعميل وتفاصيل تنفيذها.

تفاصيل العرض الفني

• ملخص عرض السعر:

يُعرض ملخص عرض السعر في أول صفحات عرض السعر ولكنه يكتب كآخر خطوة وبعد تحديد نطاق العمل المقترح، حيث يعتبر ملخص عرض السعر نبذة بسيطة وموجزة عن العمل الذي سيقدمه المورد للعميل مع ذكر دور المورد وقدرته على إنجاح المشروع بواسطة موارده وإمكانياته.

• صفحة المحتويات:

صفحة المحتويات أو الفهرس تستعرض مكونات عرض السعر وترقيم الصفحات – في حال الرغبة بإضافتها- ، حيث تساعد صفحة المحتويات على أخذ تصور سريع عما يحتوي عليه العرض.

• صفحة معلومات الشركة:

ترتكز أهمية هذه الصفحة في كيفية تعريف الشركة لنفسها، متى ما أبدعت الشركة بالتعريف عن نفسها؛ حصلت على اهتمام العميل وجذبته لمعرفة المزيد.

• آلية العمل:

في أغلب الأحيان لن تكون آلية العمل واضحة بالنسبة للعميل، لذا من المهم جدًا ذكرها في هذا الجزء مع ذكر خطوات ومراحل العمل.

• الميزة التنافسية:

في غالب الأمر فإن العميل حصل على العديد من عروض الأسعار ليختار من بينها الأفضل (حسب معاييره) لذا في هذه الصفحة يستعرض المورد ميزته التنافسية، ما الذي يجعله أفضل من غيره؟ ماذا يجد عنده ولا يوجد عند غيره ؟ وكيف يميز نفسه بالسوق أو بماذا يعرّف نفسه؟

• خدمات الشركة:

تحتوي هذه الصفحة على أبرز خدمات الشركة، حيث يكون لدى العميل تصور عن تخصص الشركة ونطاق خدماتها في حال رغب الاستفادة منها مستقبلًا.

• عملاء الشركة:

من المهم جدًا ذكر عملاء الشركة الأساسيين ولاسيما إن كانوا عملاء معروفين في القطاع، حيث يساعد ذكرهم إلى تسويق المورد لنفسه من خلال عملائه.

• فريق الشركة أو الهيكل التنظيمي:

صفحة خاصة بفريق الشركة ككل مع ذكر مناصبهم وخبراتهم ومؤهلاتهم، بالإضافة إلى التطرق للهيكل التنظيمي للشركة ومستويات الموظفين الإدارية، وهذا ما يساعد العميل على وضع انطباع عن كفاءة موظفين الشركة وبالتالي جودة العمل وجودة المخرجات النهائية.

• نطاق العمل:

يُفضل عرض هذه الصفحة بتنسيق الجدول، حيث تحتوي الأعمدة الرئيسية على ثلاث عناصر أساسية:

١– الوحدات: وهو ما يقصد به ذكر كل وحدة من وحدات نطاق عمل المشروع مقدمة على حدة.

٢- المخرجات النهائية: عمود المخرجات النهائية يتناول كل وحدة على حدة ويفصّل مخرجاتها النهائية.

٣- الكمية: من المهم إضافة الكمية لكل وحدة، كلما كانت الكمية محددة كلما سهل التعامل بين الطرفين، حيث أن وضوح كمية المخرجات ستقلل من سوء التفاهم المستقبلي.

• الخطة التنفيذية:

تأتي الخطة التنفيذية بعد نطاق العمل مباشرةً حيث تستعرض كل وحدة من وحدات العمل بشكل تفصيلي أكثر، بالإضافة للوقت المتوقع لإنجاز كل مهمة، والمخرجات المتوقعة لكل وحدة.

ملاحظة: المخرجات التي ستذكر في الخطة التنفيذية يجب أن تكون مطابقة تمامًا للمخرجات في نطاق العمل.

• فريق المشروع:

تستعرض هذه الصفحة على شكل جدول ويذكر فيه فريق عمل المشروع الذي سيعمل على المشروع المعني، ومن المهم هنا التفرقة بين فريق عمل الشركة ككل وفريق عمل المشروع بشكلٍ خاص.

ويشمل هذا الجدول على دور كل شخص في إنجاز المشروع ومستواه الوظيفي ومهامه الأساسية ونسبة الإشغال من ساعاته اليومية التي سيشغلها لصالح المشروع المعني

حيث تكمن أهمية هذا الجدول بتحديد التسعيرة النهائية بناءً على عدد ساعات كل شخص من أشخاص فريق المشروع.

• التواصل والمتابعة:

يفضل ذكر وسائل التواصل وطريقة المتابعة ما بين المورد والعميل، حيث سيتم التواصل عن طريق أحد تطبيقات إدارة المشاريع، أو غير ذلك، وتكمن أهمية هذا العنصر على حسب نوع المشروع مع الشركة وأهمية الالتزام بالتواصل والمتابعة بالنسبة لها.

العرض المالي:

ما هو المقصود بالعرض المالي؟

ما يقصد بالعرض المالي هو الجزء المعني بتوضيح التكاليف الجزئية والكلية من التكاليف الإضافية، سواء تكاليف الضريبة أو تكاليف الخدمة الإضافية، أو تكاليف ورسوم الأطراف الخارجية، حتى في حال وُجد خصم للسعر يجب ذكره في العرض المالي وتوضيح التكلفة النهائية بعد الخصم.

تفاصيل العرض المالي

• التكاليف:

يعد عنصر التكاليف أهم عنصر في عرض السعر ككل، حيث أن هذا الجدول تحديدًا هو ما سيطّلع العميل عليه أولًا، ومقارنته مع بقية عروض الأسعار التي تحصل عليها.

• الإضافات:

ذكر تفاصيل التكلفة النهائية وطريقة حسابها والعناصر المؤثرة في السعر، كما أنه من المهم التنويه إن كانت شاملة للضريبة أم لا، كما يجب ذكر أي تكاليف قد تضاف للتكلفة الأصلية.

• الشروط والأحكام:

وأخيرًا يختتم عرض السعر بصفحة الشروط والأحكام التي من الواجب على المورد ذكرها مما يحفظ حقوقه وحقوق العميل.

ممارسات صحيحة و ممارسات خاطئة في إعداد عرض السعر:

لنفرق بين ما يجب عمله وما لا يجب عمله عند إعداد عرض السعر، نوضح في هذا الجدول باختصار الممارسات الصحيحة و الممارسات غير الصحيحة:

وأخيرًا، يجب تذكر أنه ربما لن تتم الصفقة بين العميل المحتمل والمورد، وأن آخر نقطة تواصل تربطهما معًا هو عرض السعر المرسل، لذا من المهم جدًا أن يعطي عرض السعر انطباع أولي مهني وجيد، لأنه يعتبر أحد الأدوات التسويقية الهامة التي يجب أن تستثمرها الشركة في تسويق خدماتها.

( من السهل أن تترك إنطباع جيد لدى الناس، لكن من الصعب جدًا أن تعيد بناء انطباع سيئ أُخذ عنك! )

وإيماناً مننا بدعم الشركات الناشئة في المجال بإمكانكم تحميل.

نموذج لإعداد عرض سعر (Proposal)

المراجع:

http://www.cbsolution.net/ontarget/propoals-vs-quotations