تم نشره فبراير 3, 2020

“مطلوب وظيفة”

“أحتاج شركة تسوق لي”

“ممكن تساعدوني في جذب عملاء جدد؟”

هل سبق ووصلتك رسالة بريد إلكتروني وتركتك في حالة تساؤل عن ما إذا كان صاحبها جادّ أو مازح؟

 هل تسبب عنوان رسالة مشوّش في تضييع دقائق ثمينة من يومك؟ 

تحاول معرفة عنوان الرسالة الأصلي وتجاوز سلسلة طويلة من رموز إعادة الإرسال والردّ re:re:re:fwd:fwd؟

تحتاج الشركات رسائل بريد إلكتروني متمكنة وذكية لتعزيز تواجدها وتواصلها مع العملاء والجمهور. لتكون كل يوم في المجال لا بد من توظيف كل طاقاتك الإبداعية بشكل صحيح. وفي هذه التدوينة نشارك معك تلميحات مفيدة لكتابة رسائل إلكترونية فعّالة ومؤثرة. 

عنوان الرسالة

كتابة عنوان قصير ويحفز على القراءة والاكتشاف، ويؤدي الهدف بشد انتباه القارئ ويعطيك من وقته في ازدحام صندوق الرسائل اليومي.

افتتاحية الرسالة

ابدأ الرسالة بمقدمة مختصرة واضحة توجه عبارة مباشرة للقارئ ثم يتبعها التعريف بالمرسل والتفاصيل.

محتوى الرسالة

تتطلب كتابة المحتوى الكثير من الاختصار. يتلقى الموظفون يوميًا عشرات وأحيانًا مئات الرسائل على بريدهم الإلكتروني. إذا كانت رسالتك طويلة مليئة بتفاصيل ثانوية  ومتشعبة سيضطر القارئ لتجاهلك.

تمرين سريع:

إذا انتهيت من كتابة رسالتك اقرأها أكثر من مرة وحاول تلخيص أهدافها بوضوح واختصارها. هل يمكنك صياغة كل شيء في ثلاثة أسطر؟ 

لغة لطيفة ومرحّبة

مهما كانت ظروف كتابة هذه الرسالة!

استخدم لغة لطيفة ومرحبة وإذا كانت بينك وبين الشخص معرفة مسبقة استخدم مفردات مليئة بالمودة والاهتمام. مثل اسئلة عن أفراد العائلة، أو الاهتمامات. انتبه للنبرة التي تستخدمها وطريقة الكتابة التي قد تنقل مشاعر متضاربة للقارئ. 

ترتيب الرسالة وتنظيمها

اكتب الرسالة بترتيب وتفصيل فقراتها إذا كانت أكثر من فقرة. وفي حال إدراج كثير من التفاصيل والنصوص نقترح عليك تضمينها في ملف مرفق يطلع عليه من يرغب بمزيد من التفاصيل.

هذه الرسالة لمن؟

عندما تبعث برسالة لعدة أشخاص حدد الإجراء المطلوب من كل فرد من خلال توجيه جزء من الرسالة له مثل:

أحمد:

أرجو منك إعادة تنسيق التقرير الأسبوعي.

مها: 

هل بإمكانك مشاركة نتائج الحملة الإعلانية مع فريق العمل؟

بهذه الطريقة كل شخص يكون لديه فكرة عما ترغب منه تحقيقه. وهذا يأخذنا لموضوع مهم، وهو مكان إضافة البريد الإلكتروني للأشخاص وما الذي يعنيه؟

To: تضع في هذه الخانة عناوين الأشخاص المعنيين بإجراء عمل أو اتخاذ قرار تشير إليه الرسالة.

Cc: نسخة من هذه الرسالة لمن يرغب بمتابعة العمل أو الانضمام لسلسلة المراسلات. وهي مفيدة في حال أرشفة الرسائل داخل المنظمة. 

BCc: هذا الخيار مفيد لتضمين الأفراد في الرسالة دون إفشاء عناوينهم، ويناسب إرسال الرسائل العامة أو الإعلانية لأعداد كبيرة. كما يفيد في مشاركة رسائل إلكترونية مع أفراد المنظمة دون الحاجة لإظهار هويتهم.

تلميحة ذكية!

تيم فيريس -رائد أعمال الأمريكي ومؤلف ومقدم بودكاست شهير- يقترح تضمين سلسلة إجراءات مناسبة في رسالتك لتشجيع القارئ على اتخاذ القرار. 

مثل:

في حال عدم ملاءمة الموعد لكم نرجو اختيار الموعد المناسب من التقويم أدناه.

اقرأ اقرأ اقرأ

أهم من كل شيء سبق وتحدثنا عنه، أن تقرأ رسالتك مرة واثنتان وثلاث. هذه الثواني المعدودة التي تقضيها لمراجعة ما كتبته والتحقق من المعلومات، والروابط، والأخطاء الإملائية أو اللغوية إن وجدت ستوفر عليك الكثير من الحرج. لا تغامر من أجل تفاعل سريع أو إنهاء مهمة تنتظرك بكتابة رسالة كيفما اتفق. 

هذه فكرة مرعبة قليلًا:

تخيل احتمالية مشاركة رسائلك على الملأ! ومن هنا حتى وإن ضمنت سرية المعلومات التي تشاركها مع الآخرين، فإن عصرنا الحالي يشهد مشاركة المعلومات والاقتباسات لإثارة الغضب أو الضحكات. لا تسمح بأن تكون رسالتك واحدة منها.

قسّم الرسالة لفقرات

ضمن رسالتك فقرات أو تعداد نقطي ورقمي، واستخدم الأشكال والتصاميم المتنوعة لمساعدة القارئ على توزيع اهتمامه وتلقي المعلومات على مراحل. أيضا يمكنك استخدام تقنيات تنسيق الخط لإرشاد القارئ إلى معلوماتك الأهم فالأهم. مثل الخط العريض، وألوان التحديد الواضحة.

الخط وحجمه المناسب

يُنصح باختيار خطوط افتراضية لضمان ظهورها بالشكل الأنسب على كل الأجهزة والمتصفحات. نعرف جيدًا أن التفرد مغري. وإن الخطوط المنوعة والنقوش ممتعة للعمل والكتابة والمشاركة، لكنها منطقية أكثر في المطبوعات وفي حال كنت ستشارك ملف مصممّ ومحفوظ للعرض. لكن نص الرسالة نفسها إذا كان بخطّ مخصص لا يراه غيرك هنا تحدث المشكلة.

أيضًا تنبه لحجم الخطّ قبل إرسال الرسالة، فإذا كنت تكتب على شاشة كبيرة مثلا ستختار خطّ كبير الحجم ليناسب شاشتك. لكن ما إن يصل لمستقبله الذي يقرأ البريد على هاتفه المحمول أو كمبيوتر بشاشة صغيرة ستبدو رسالتك وكأنها صراخ متواصل.

اختم بوضوح ووقع رسالتك

في ختام الرسالة أكد على هدفك الذي شاركتها من أجله، ومرر أي تفاصيل أو طلب لاتخاذ قرار أو القيام بإجراء. ومن ثم ذيّلها بتوقيعك الخاص. 

نقترح عليك قالب شامل للتوقيع تكون محتوياته:

• الاسم
• الوظيفة
• الإدارة
• جهة العمل
• تفاصيل التواصل خارج الإيميل
• شعار الجهة 

نجزم أن هذه النصائح ستساهم في إخفاء الرسائل الغريبة عن صناديق البريد الإلكتروني. وحتى ذلك الحين وحتى تتمكنوا من تطبيقها بشكل مثالي، شاركونا في التعليقات  أسوأ رسائل البريد الإلكتروني التي وصلتكم؟ ولماذا كانت كذلك؟